Studi1: 8 soal yang perlu anda pahami mengenai manajeman proyek

STUDI1 Manajeman Proyek.

1. Jelaskan pengertian dari Manajeman Proyek ?
2. Jelaskan pengertian dari stakeholder proyek ?
3. Jelaskan pengertian industri manufaktur dan proyek pengembangan produk baru?
4. Jelaskan pengertian dari actuating dalam kegiatan pada unsur-unsur manajeman?
5. Apa yang anda ketahui tentang dokumen penawaran lelang dan proposal lelang?
6. Sebutkan 3 tingkatan manajeman?
7. Gambarlah bagan stakeholder proyek konstruksi?
8. Sebutkan 5 aspek tentang manajeman proyek?


JAWABAN

1. 
Manajeman proyek merupakan suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu



2.  
Stackholder merupakan segenap pihak yang terkait dengan isu dan permasalahan yang sedang diangkat



3.  
Industri merupakan sentra bisnis tertentu yang cendrung memiliki metode dan cara yang sama dalam menghasilkan laba, misalnya saja industri otomotif, pesawat terbang, kelapa sawit, dan sebagainya.

Manufaktur merupakan proses perancangan pembuatannya serta masuk ke dalam sistem produksi yang di alaminya

Industri Manufaktur merupakan bagian dari cabang industri yang menggunakan sejumlah peralatan  modern seperti mesin industri, program manajeman yang teratur dan terukur untuk melakukan transformasi barang mentah menjadi barang jadi dan layak jual.


4.  
Actuating (pengarahan / pergerakan) merupakan usaha menggerakan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut



5 
Lelang merupakan penjualan barang di muka umum  dengan cara penawaran harga secara lisan dan atau tertulis melalui usaha pengumpulan peminat atau calon pembeli



6.   
Tiga Tingkatan Manajeman

-. Top Manager atau manajer tertinggi, yang termasuk dalam golongan ini adalah anggota-anggota board of manager (dewan direksi) dan presiden perusahaan

-. Middle manager atau manajer tengah, yang termasuk golongan ini adalah kepala-kepala bagiam, kepala-kepala divisi dan kepala-kepala seksi

-. Supervisor manager atau first line manger tingkat pertama. Termasuk kedalam golongan ini adalah kepala mandor dan mandor

7

Inisiasi Proyek dan Perencanaan Proyek

Insisiasi merupakan sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganiasasian, pengelolaan untuk mencapai tujuan proyek. Sedangkan tahap inisiasi proyek yaitu tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan


Tahap Pre-Inisiasi Proyek

–Menentukan batasan ruang lingkup, waktu, dan biaya untuk proyek.

–Mengidentifikasi sponsor proyek

–Memilih manajer proyek

–Membangun sebuah kasus bisnis (business case) untuk sebuah proyek

–Mereview proses dan ekspektasi dari pengelolaan proyek dengan manajer proyek

–Menentukan apakah proyek dapat dibagi menjadi dua atau lebih proyek yang lebih kecil.

Tujuan dari inisiasi proyek adalah untuk memilih dan memulai sebuah proyek

Contoh daftar pihak-pihak yang berkepentingan  terhadap proyek

Dalam perencanaan suatu proyek, biasanya terdapat  kick-off meeting yang bertujuan  untuk menyatakan bahwa  proyek dapat dilaksanakan

Biasanya agenda dari meeting ini, yaitu:

1. memperkenalkan pihak yang terlibat diproyek

2. menginformasikan latarbelakang proyek , struktur organiasasi, ruanglingkup, waktu, dan biaya

3. mendiskusikan langkah selanjutnya

Tujuan utama dari perencanaan proyek ini yaitu  untuk memberikan panduan pada saat pelaksanaan proyek

Isi dokumen dari rencana proyek:

1. pernyataan ruang lingkup proyek

2. Daftar anggota tim proyek beserta jabatan, tanggung jawab, dan hasil pekerjaan

3. Work breakdown structure

4. Jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart

5. Daftar resiko yang prioritas

WBS atau yang disebut dengan Work breakdown system, yaitu:

metode untuk mendefinisikan pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan dalam proyek

Contoh WBS dalam jadwal proyek:

Konteks dan Proses Manajeman Proyek

Dalam membangun suatu proyek project manager haruslah berusaha untuk memenuhi target dengan menyeimbangkan ruang lingkup proyek, waktu, dan biaya. 

Keahlian yang harus dimiliki project manager, yaitu:

1. Terbiasa terhadap perubahan

2. Memahami organisasi dimana mereka bekerja

3. Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan proyek

Project Manager juga harus memiliki 10 komptensi, yaitu:

1. Kemampuan bekerja dengan orang

2. Kepemimpinan (leadership)

3. Mendengar

4. Integritas, konsisten dan bersikap etis

5. Kuat dalam membangun kepercayaan

6. Komunikasi verbal

7. Kuat dalam membangun tim

8. Manajemen konflik

9. Berfikir kritis, memecahkan masalah

10. Memahami dan menyeimbangkan prioritas

Struktur Organiasasi dalam membangun proyek

1. Fungsional manajer fungsional melapor kepada CEO

2. Project program manager melapor kepada CEO

3. Matrix, berada diantara struktur fungsional dan struktur proyek, personil sering melapor kepada dua atau lebih atasan; variasi strukturnya antara lain weak matrix, balanced matrix, atau strong matrix.

STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL  PROYEK DAN MATRIX

10 Area pengetahuan dalam Rekaya Perangkat Lunak

•Software requirements

•Software design

•Software construction

•Software testing

•Software maintenance

•Software configuration management

•Software engineering management

•Software engineering process

•Software engineering tools and methods

•Software quality

Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Proyek

Kerangka Kerja Manajeman Proyek

9 Area Pengetahuan  Manajeman Proyek

Mengambarkan  komptensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek

Kumpulan Proses dalam manejeman Proyek :

–Proses Inisasi (Initiating Processes): Proses mengotorisasi proyek dan tahapannya 

–Proses Perencanaan (Planning Processes): Mendefinisikan dan memperbaiki tujuan dari 

proyek, serta memilih alternatif tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.

–Proses Eksekusi (Executing Processes): Mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lain 

untuk menjalankan rencana yang sudah dibuat.

–Proses Pengendalian (Controlling Processes): Memastikan tujuan proyek tercapai dengan cara memonitor dan mengukur progress secara rutin.

Proses Penutup (Closing Processes): memformalkan penerimaan terhadap proyek dan tahapannya.

PEMETAAN PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUP & KNOWLEDGE AREA MAPPING 

Manajeman Proyek Teknologi Informasi

Jika anda sudah memasuki dunia kerja, anda pasti akan menemukan yang namanya proyek dalam setiap perusahaan. Proyek merupakan usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk layanan atau dibuat untuk tujuan memberikan satu atau lebih produk bisnis sesuai dengan kasus bisnis yang ada. Dengan perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat, setiap perusahaan harus bisa memanajeman proyek dengan baik, agar bisa bersaing dengan perusahaan lain.

Manajeman merupakan suatu proses terpadu, dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, serta menjalankan dan mengendalikan aktivitas produksi yang semuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus.

Sedangkan manajeman proyek jika kita artikan merupakan suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaaan, pengorganisasian, pengarahan atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.

Setiap proyek harus memiliki program yaitu sekelompok proyek yang dikelola dengan cara kooridnasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.

Dalam membangun suatu proyek, terdapat maksud dan tujuan yang unik yang dipandang dari atributnya, yaitu:

1. Jangka Waktu

2. Maksud 

3. Kepemilikan (ownership)

4. Sumberdaya

5. Peranan, resiko, dan asumsi

6. Tugas saling ketergantungan (Interdependent tasks)

7. Perubahan organisasi

8. Pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri

1. JANGKA WAKTU

suatu proyek hanya bersifat sementara, yang mempunyai akhir dan awal yang pasti

2. MAKSUD

suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dari harapan stakeholders

3. KEPEMILIKAN (OWNERSHIP)

Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai.

4. SUMBERDAYA

Suatu proyek memerlukan sumberdaya waktu, uang, orang, dan teknologi yang seringkali dari berbagai area.

5, PERANAN

Dalam membangun proyek,dibutuhkan bagian masing-masing sesuai dengan kemampuan yang ada. Suatu proyek seharusnya memasukkan hal-hal seperti: Manajer proyek, sponsor proyek, Pakar pada materinya, dan pakar teknis.

Manajer Proyek:

Pemimpin tim dan tanggungjawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada ditempat dan sedang dikerjakan. Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus memperhatikan lingkup, waktu, dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing.

Sponsor Proyek

Klien, konsumen atau manajer organisasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila diperlukan.

Pakar pada materinya (subject matter expert)

Orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus yang diperlukan guna mendukung proyek.

Pakar Teknis (Technical Expert)

Diperlukan untuk mendapatkan solusi teknis pada masalah organisasi. Pakar teknis termasuk system analysts, system designer, network specialists, programmers, graphic srtists, trainers, dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan, pengimplementasian infrastruktur dan teknis organisasi guna mendukung produk dari proyek TI

6. TUGAS SALING KETERGANTUNGAN

setiap tugas atau pekerjaan memiliki ketergantungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain. tugas tersebut tidak akan berhasil jika tugas yang lain tidak diselesaikan.

7. PERUBAHAN ORGANISASI

Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja

8. LINGKUNGAN YANG LEBIH BESAR

Timp oryek seharusnya memahami bai variabel teknis maupun organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan strukutr dan strategi organisasi.